تعلم فن ادارة الوقت لتصبح 24 ساعة مدة كافية لإتمام جميع المهام؟

يمثل حسن تدبير وتنظيم الوقت من أبرز المهارات التي يجب أن يتقنها ويتمكن منها الإنسان في عصرنا الحالي الذي يغلب عليه طابع السرعة وكثرة المهام. في هذا السياق فإن الكثير من الناس يجدون صعوبة كبيرة في تدبير وقتهم، ولا يكفيهم اليوم كله لإتمام جميع الواجبات الضرورية. هل تريد تعلم فن ادارة الوقت؟ تابع قراءة مقالنا هذا…

فن ادارة الوقت ضرورة ملحة في عصرنا هذا

يقول المثل ” الوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك ” في هذا المثال تتمظهر لنا أهمية ادارة الوقت وتنظيم الوقت لتسير الحياة بشكل سلس ومرن.

فكيف نصل لإتقان مهارة ادارة الوقت؟ وماذا يتطلب التمكن من هذه المهارة؟

ألا تكفيك 24 ساعة في أداء جميع المهام اليومية؟

إذن فقد آن الأوان لكي تطلع وتتعلم وتستكشف مهارات ادارة الوقت وتنظيمه. لكي تستطيع أداء المهام الموكلة إليك في حياتك اليومية في وقتها وبدون أية صعوبة.

في اليوم الواحد توجد مجموعة من المهام المتعلقة بالحياة الشخصية والعملية التي ينبغي القيام بها وإنجازها في ذات اليوم. حيث يجد المرء صعوبة كبيرة في فعل ما هو مطلوب منه في حالة ما لم يستطع تنظيم وقته وتخصيص طاقته.

الشخص الذي يتعود على عدم إكمال كل شيء في وقته يصبح عنده الأمر روتينيا. وعندما يقرر إعادة ضبط وقته يجد صعوبة كبيرة في التأقلم مع الوضع الجديد ويقول بأن الوقت ليس كافيا، ويتكاسل ويترك مهام اليوم إلى الغد.

القيام بمهام كثير في نفس اليوم ليس مهمة مستحيلة، وليس بتلك الصعوبة التي يتصورها الكثير من الناس. حيث توجد أساليب عديدة وعملية تساعد في تنظيم الوقت وتنيم المهام وتجعلها ممكنة الإتمام في الوقت المحدد؟

في هذه التدوينة خصصنا لك أحسن الـ 10 نصائح لكي تساعدك على تنظيم وقتك وإنجاز مهامك في وقتها بكل بساطة ودون أية صعوبة تذكر.

إقرا ايضا إعمل 4 ساعات فقط في الأسبوع

ما مفهوم تنظيم وادارة الوقت؟

الوقت لا يكفي أو ليس لدي الوقت، عامل الوقت…. هي جمل أصبحنا نسمع به كثيرا في حياتنا اليومية سواء في العمل أو خارج العمل. وهذا يبين أهميته بالنسبة للشخص وأن تنظيمه ضرورة ملحة في حياة كل فرد.

يقصد بعملية ادارة الوقت هو التخطيط المحكم لأداء المهام في وقتها المحدد وفق جدولة زمنية معينة. حيث يقوم الشخص بتقسيم وقته حسب عدد المهام المقرر إنجازها في اليوم وتخصيص حيز زمني لكل مهمة على حسب تقدير المدة الزمنية التي تلزمها.

عندما يقول لك شخص ما انه مشغول جدا هذا لا يعني أنه منظم في وقته ومهامه. فقد يكون هذا العكس تماما فقد يكون الشخص مبعثرا فقط ويقوم بعمل واحد طوال الوقت ولا يتمه.

فكم من مرة لا تتوقف عن العمل طوال اليوم ولو بذلت جهدا مضاعفا لكنك لا تنجز كل المهام المطلوبة منك، وتشعر بالفشل وخيبة الأمل.

يشمل تنظيم الوقت كذلك تنظيم المهام، وربما تعطي مهمة غير ضرورية وقتا اكثر مما تستحق وتضيع الكثير من الوقت فيها وتنسى المهام الضرورية والمستعجلة فيصبح يومك بدون فائدة وتشعر بخيبة الأمل لأنك لم تنجز مهامك بكاملها.

تنظيم الوقت يمنحك فرصة إنجاز جميع المهام في وقته المحدد بعد تنظيمه وتقسيمه على المهام كل على حسب الوقت الذي يلزمها وحسب الأولوية والأهمية.

في هذا السياق يجب ان يتم تقسيم الوقت بذكاء وحكمة لكي تقوم بأكبر عدد من المهام في وقت وجيز خاصة عندما يكون لديك ضغط في العمل أو أن تكون المهام مستعجلة وملزمة باحترام وقت أدائها.

ما هو دور مهارة تنظيم وادارة الوقت؟

بقدر ما هو مهم الحصول على جدول أعمال منظم ومرتب على قدر أهمية ما يعود به تنظيم الوقت من منافع على الشخص. هذه المنافع تتجاوز إتمام المهام اليومية وتوفير بعض الوقت بعد إتمام المهام اليومية بطريقة سريعة.

بل يتعدى تنظيم الوقت هذا؛ فينبغي على الشخص اتخاذ خطوة تنظيم الوقت من أجل أهداف يسعى لتحقيقها، والوصول إلى طموحاته التي سطرها.

لادارة الوقت وتنظيمه مجموعة من الإيجابيات والفوائد سواء على صعيد الحياة الشخصية أو الحياة المهنية ومن هذه الفوائد ما يلي:

تقليص نسبة الضغط

من الطبيعي أن لا تشعر بكمية ضغط كبيرة عندما تقوم بإتباع جدول زمني مخصص لمهامك اليومية. فحتما ستشعر بالفرق بين أن تكون ملزما بجدول زمني على أن تكون عشوائيا و اعتباطيا في أداء المهام فستشعر حتما بضغط كبير.

الحصول على وقت إضافي

بعد الحصول على الطريقة المثلى لإنجازك مهامك اليومية بالطريقة الصحيحة وفق زمن مخصص. ستصل في النهاية لتوفير مزيد من الوقت ويمكن تخصيصه للقيام بأشياء وأنشطة أخرى مفيدة، كما ستحس بالراحة لأنك أتممت المهام الخاصة بذات اليوم،

مردودية وجودة أكثر

عندما تنظم وقتك فستشعر بالارتياح لأنك تعرف أنك ستقوم بجميع المهام في وقتها المحدد بدون استثناء. مما يساهم في زيادة  التركيز وعدم القلق بشأن الوقت وهذا يؤثر بشكل إيجابي على المردودية والإنتاجية في العمل

ستحصد سمعة جيدة وحسنة

التنظيم بصفة عامة يجعل من الشخص مصدر ثقة سواء على المستوى المهني أو الشخصي. كما أن العمل يصبح ممتعا بالنسبة لك وتبدل جهدك في توفير الجودة اللازمة في العمل الذي تقوم به.

تقليص الجهد المبذول

تنظيم الوقت ساهم بشكل كبير في التقليص من نسبة الجهد المبذول للقيام بالمهام اليومية والشعور بالارتياح كذلك.

كيف تنظم وقتك في 10 نصائح؟

بعد ذكر فوائد تنظيم الوقت، إليك الأن النصائح العشر إذا طبقتها فستصل لطريقتك الخاصة والمثالية لتنظيم وقتك وعمل جدولة زمنية خاصة بك، وتتبعها لتحقيق الأهداف التي رسمتها في الحياة، وهذه النصائح هي:

1- قم بوضع وخطة وتسطير هدف معين تريد تحقيقه في حياتك

كل شيء في الحياة يسير بلا هدف ولا مسعى، سيكون بدون معنى أكيد. وتنظيم الوقت كذلك يحتاج لتسطير وتحديد هدف معين يجب عليك تحقيقه والوصول إليه مهما كلف الثمن.

يجب ان تتجاوز الفوائد التي ذكرناها سابقا لأنها ستتحقق تلقائيا بعد تنظيمك للوقت. لكن حدد هدفا أساسيا يجب أن تصل إليه عند تنظيمك لوقتك، يجب أن يكون هدفا واحدا وممكنا سواء في الحياة المهنية أو الشخصية.

يمكن أن يكون الهدف أحيانا المحدد هو الدافع القوي لقرار تنظيم الوقت. فهو يجعلك تفكر في الطرق الفعالة الكفيلة بتحقيقه في أقرب وقت، من قبيل تنظيم الوقت والمهام لكي توفر وقتا تكرسه لتحقيق هذا الهدف.

لزيادة المردودية والسرعة في التخطيط لتنظيم الوقت يمكنك أن تحدد أهدافا ترغب في تحقيقها على المدى القصير ثم المتوسط ثم المدى الطويل. بهذه الطريقة ستصبح اكثر يقينا واندفاعا للعمل على جدولة زمنية تضمن توفير المزيد من الوقت والجهد للقيام بأنشطة أخرى مرتبطة بتحقيق الأهداف التي سطرتها.

تجدر الإشارة إلى أن الأهداف التي ستقوم بتحديدها يجب أن تكون ممكنة التحقق. لأن ذلك سيساعدك في تبديد الضغط أثناء العمل وتفادي الإحباط والشعور بالفشل وستصبح الثانية ثمينة بالنسبة لك ولا يجدر تضييعها.

2- أكتب قائمة بالمهام التي ينبغي عليك إنجازها

في هذه النصيحة نصل للمباشرة باتخاذ الإجراءات والأساليب التي ينبغي عليك تتبعها لتحقيق هذه الأهداف التي رسمتها في البداية.

سنوظف مثالا توضيحيا لكي نقرب الصورة أكثر:

إن كنت مبتدئا في عملك التجاري وتريد تطويره وتكبير عملك التجاري والوصول إلى الريادة في السوق وتحقيق نسبة مبيعات كبيرة مع الحصول على جمهور كبير لمنتج ففكر في الإجراءات التالية:

• أنشئ صفحة رسمية ومواقع للتعريف بعملك التجاري
• كن متواجدا واثبت حور منتجك على جميع مواقع التواصل الاجتماعية دون استثناء
• أسس مدونة خاصة تقدم فيه محتوى جيد ومعلومات عن مشروعك ومنتجاتك
• قم بحملات وإعلانات تعرف فيها بمنتجك بطريقة مميزة.
• أعد وجهز لافتات خاصة بعملك التجاري والخدمة التي تقدمها
• وظف الإعلانات الممولة للتعريف بمنتج ومشروعك
• حضر وأعد فيديوهات على قناتك على اليوتيوب تعرف فيها بمنتجك وفوائده بمشروعك التجاري.

قم بترتيب هذه المهام والإجراءات في لائحة، لكي تضمن عدم نسيانها وتسهل عليك العمل على تطبيقها. وضع على رأس اللائحة الأهداف التي تريد تحقيقها بناء على هذه الإجراءات لكي تتذكرها باستمرار ولا تغفل أية نقطة لأنها مهمة جدا لسير الأعمال بالشكل المطلوب.

في نفس السياق إطلع على موضوع التجارة الإلكترونية للمبتدئين للمزيد من المعلومات القيمة.

3- قم بتحديد المهام الأكثر أولوية والأكثر أهمية

بعد القيام بكتابة المهام التي يجب عليك القيام بها في اليوم قم بترتيبها على حسب المهام الأكثر أولوية. وذلك من المهمة والمستعجلة إلى الأقل أهمية لكي يسهل عليك إنجازها في أوقاتها المحددة. وفي حالة وجود مهام يمكن تأجيلها لوقت لاحق.

دائما قمت بإنجاز الأعمال على حسب الأهمية وقم بتسبيق الهمام المستعجلة وهكذا دواليك في جميع الأيام. بهذه الطريقة تسهل عليك العمل اليوم وتخفف الضغط عليك بعد كتابة وترتيب المهام وتخصيص لكل مهمة وقتها الزمني اللازم، ويمكن توفير المزيد من الوقت للأمور المستجدة.

لا ينصح  بالقيام بتأجيلات كثيرة إن لم تدعي الضرورة تأجيلها، بل يفضل القيام بكافة المهام في حل توفرت الفرصة لفعل ذلك. لأن كثرة التأجيل يراكم المهام ويجعلها صعبة التنفيذ بعد ذلك.

ينبغي الالتزام بالجدولة الزمنية التي وضعتها والالتزام بتنفيذ كل مهمة في وقتها وإلا ستصل في الأخير إلى ما كنت تهرب منه من ضغط وتراكم المهام وعدم كفاية الوقت.

وحتى في حالة كان لديك عمل كبير أو مهمة تحتاج لوقت طويل ومجهود مضاعف فلا يجب تأجيلها ابدأ، وينبغي أن تدرجه في قائمة المهام التي قمت بوضعها.

4- استند دائما على تقويم زمني في ادارة الوقت

ينصح بامتلاك رزنامة أو تقويم للتواريخ تقوم بتحديد المهام عليها وبتواريخ بدايتها ونهايتها. بهذه الطريقة تقوم ببرمجة دماغك في كل مرة على تنبيهك لمهام يجب تنفيذها في تواريخ قد حددتها سابقا.

بهذه الطريقة ستحصل على ادارة الوقت وتنظيم جيد له مع ضمان عدم نسيان أي مهمة وتذكر الوقت الذي يجب تنفيذها فيه بالرجوع للتقويم. كما أنه بهذه الطريقة ولو كانت لديك أمور كثيرة مستعجلة يجب إتمامها أولا فإنك لا تنسى ابدأ المهام الأخرى التي مازالت تنتظرك.

توجد طريقة فعالة وناجحة جدا لتنظيم الأسبوع كاملا وليس اليوم وحده. فما رأيك باستغلال صباح يوم الأحد لتحديد المهام التي ستقوم بها طيلة أيام الأسبوع والتخطيط لها زمنيا؟؟؟

بهذه الطريقة تكون قد نظمت أسبوعك كله ويمكن الحصول على وقت للقيام بالأمور المستجدة والمباغتة بكل ارتياح ودون صعوبة.

في بعض الأحيان تكون هناك مهام ووظائف يتطلب منك إنجازها في وقت لاحق ربما شهر أو خلال شهرين. وينبغي وضعها في تقويمك وبهذا ستذكرها دائما وتضعها نصب عينيك، ولا تنساها وعندما يقترب موعد تنفيذها ستعرف أنه يجب عليك التحرك لتسليمها في وقتها المناسب.

5- لا تقم بعملين في نفس الوقت

كن مركزا ومخصصا أكثر، ولا تقم بمهام عديدة في وقت واحد، لا تنجز كافة مهامك مرة واحدة. بل قم بكل مهمة في وقت خاص بها و سيساعدك التنظيم الذي قمت به في ذلك.

في اليوم تكون المهام كثيرة جدا وأحيانا فوق المستطاع، لكن لا تقم بمحاولة لإنجاز جميع المهام في وقت واحد لأن لا فائدة من ذلك.

فلن تصل لإنهاء أية من هذه المهام فقط ستشتت تركيزك وتضغط على نفسك وترهقها أكثر بدنيا وعقليا ولا تنهي شيئا مهما أسرعت في ذلك. وإن أنهيتها فلن تكون بالجودة التي تريدها وستضطر أحيانا لإعادة كل العمل وسيذهب جهدك هباء.

بهذا الخصوص ينبغي عليك تخصيص لكل مهمة مدة زمنية محددة تركز عليها وحدها وتسخر فيها كل طاقتك ومجهودك. لكي تتمها بالجودة المطلوبة وكما طلبت منك قبل المرور للمهمة التالية. وهكذا حتى تتمكن من إنجاز جميع المهام بطريقة سهلة وسلسة ودون تعريض نفسك للإرهاق والضغط بدون فائدة.

مع الممارسة والتطبيق اليومي ستصل إلى ان القيام بعمل واحد فقط في وقت محدد سيساعدك كثيرا في تنظيم وإدارة وقتك بشكل جيد ونافع أكثر بدل العشوائية في الممارسات اليومية.

6 ـ  تفادى الخمول والتقاعس والكسل

لا تدع الخمول والتقاعس يغلب عليك، ولا تؤجل أعمال اليوم إلى الغد في حالة كنت في حالة تسمح لك بإنجاز كل الأعمال. ولا تدع الكسل يتسلل إليك لأن ذلك سيؤثر على مردوديتك وكذا على الخطط التي وضعتها لتحقيق الأهداف الكبرى التي سطرتها سابقا وستعيقها.

هناك الكثير من الناس يشكون الوقوع في التقاعس والخمول بعد قيامهم بتنظيم أوقاتهم وإدارتها. في حين يظن آخرون أنه لا يمكن الوقوع في التقاعس في حالة ما تمت إدارة الوقت بشكل جيد. لا ينصح بتمديد آجال المهام كثيرا، فهذا يغيب التركيز والجدية في أداء المهام.

للقيام بمهامك على أكمل وجه ولو كانت على المدى البعيد، فتنظيم الوقت لا يعني انك متفرغ بعد الانتهاء من بعض المهام. لكنك في عمل دائم وتستعد للقيام بالمهام المخططة لأوقات بعيدة، لهذا ينصح بأخذ جميع النصائح بعين الاعتبار وتنظيمها كذلك.

بعد تنظيمك الوقت وإنجازك لجميع مهامك في وقتها وصادف أن وفرت من وقتك وكانت لديك مهمة ستقوم بتسليمها الأسبوع أو الشهر القادم فما المانع من البداية بها اليوم؟

وربما تنتهي منها في نفس اليوم وتوفر المزيد من الوقت للقيام بأنشطة أخرى وممارسة مهام وأعمال مختلفة مفيدة. كما ستوفر وقتا للقيام بالمهام المستجدة والتي تأتي على غفلة وتكون مستعجلة ومهمة.

7- نظم وراتب مكتبك أو مكان ممارسة أعمالك

البيئة المنظمة والمكان المرتب والجو الجيد من أهم عوامل التي تساعد في الأداء الجيد للمهام. كما أنه عامل يساعد على تنظيم الوقت وحسن إدارته.

التنظيم الجيد يجنبك البحث الطويل عن الأشياء والفوضى تسبب طاقة سلبية كبيرة في مكان العمل لا تساعد على التركيز وتشتت الأفكار وتدفع الشخص للإحساس بالتعب وبالتالي التقاعس والخمول.

حتى لو كنت مدير نفسك في العمل فهذا لا يعطيك الحق في التسبب بالفوضى والعمل في جو تعمه الفوضى، لكن يجب أن يكون مكان عملك منظما ومرتبا ولما لا تخصص ركن لممارسة الأعمال والمهام المتعلقة بها.

يستلزم القيام بالمهام والوظائف على أحسن وجه ترتيبا مكتبيا خاصا لتوفير الجو الملائم للأداء الجيد والتركيز. ضع هاتفك وحاسوبك على المكتب مع مذكرة لكتابة الملاحظات اليومية وبعض الأقلام ولما لا قنينة من الماء أو فنجان قهوة مع إضافة مزهرية صغيرة تحوي أزهارا عطرة.

8- خصص فترات للاستراحة وأخذ النفس

لا يحبذ الاستمرار في العمل لوقت متواصل وطويل. بل يفضل أخذ أقساط متفرقة من الراحة لتسترجع طاقتك وترتاح وتأخذ نفسا جديدا للقيام بالمهام المتبقية على أكمل وجه.

الكثير من الأشخاص يعملون لساعات متواصلة عندما تكون لديهم مجموعة من المهام. ويفضلون عدم أخذ استراحة حتى الانتهاء من جميع المهام. لكن هذا يتعارض كثيرا مع فن إدارة وتنظيم الوقت ولا يصب لا في صالح الأعمال والمهام ولا في صالح الشخص.

كما ان ذلك يؤثر بشكل سلبي على جودة المهام وعلى الإنتاجية والمردودية في العمل. حيث أن الإنسان لا يركز لفترة طويلة. فطريا فمدة تركيزه محددة، كما أنه يرهق جسده وعقله بهذه الطريقة وبالتالي لا يقوم بالأعمال كما يجب.

ينصح بأخذ أقساط متفرقة من الراحة كلما أحسست أنك متعب وتغيير وضعيات القيام بالأعمال كل مرة، دون ان ننسى أهمية النوم الكافي في الليل ومدى تأثيره على باقي اليوم.

يمكن استخدام الهاتف في تذكيرك بأوقات استراحتك. كما توجد تقنية أخرى يطلق عليها بومودورو، والتي تساعد في هذه النقطة وتستدعي فقط وجود مؤشر يمكن أن يكون الهاتف أو الحاسوب أو ساعتك الذكية.

قم بإتباع جميع هذه النصائح وستتمكن من حسن تنظيم الوقت وإدراته بطريقة جيدة. وهذا سيؤثر على مردوديتك في العمل وستقوم بمهامك على أكمل وجه. كما ستوفر وقتا إضافيا لممارسة هوايتك وميولاتك والقيام بإجراءات أخرى من أجل تحقيق أهدافك الكبرى ولا ترهق نفسك ولا تضغط على ذهنك لأن كل عضو في جسم للإنسان وطاقته المحددة.

9- حاول تفادي الأمور المزعجة والتي تضايقك

بالنسبة لهذه النصيحة فهي مهمة جدا خصوصا لمن يعمل من داخل البيت. ففي هذه الحالة يسهل الخلط بين أوقات العمل والمهام المنزلية.

في المنزل توجد مجموعة من الأمور الملهية والتي قد تشغلك عن القيام بعملك كأولوية مثل الأولاد، التلفاز، الهاتف، زيارات الأقارب المفاجئة، الحيوانات الأليفة وغيرها من الأمور التي قد تشتت تركيزك وتأخذ منك وقتا اكثر لإتمامها.

كما توجد وسيلة أخرى أكثر إلهاء وهي شبكة الأنترنيت وتأخذ شبكة الأنترنيت وقتا كثيرا من تصفح لمواقع التواصل الاجتماعية ومشاهدة الفيديوهات والقنوات، وآخر الأخبار والمستجدات. خاصة أن هذا عصر الإشاعات بامتياز، وكذا وسائل الترفيه والمواقع المختلفة.

عندما تقوم بإنجاز مهامك أونلاين فقم بإطفاء جميع حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعية، سجل خروجك منها دائما. وفي حالة كنت تعمل من المنزل قم بإعلام الجميع انك تعمل ولست متفرغا لاستقبال أية ضيوف. وقم بشرح وضعك لجميع من في البيت بأهمية الهدوء في البيت و يتجنبوا مقاطعتك أثناء عملك.

10 – درب نفسك على قول كلمة “لا” في أوضاعها الملائمة

يجد الفرد صعوبة أحيانا في الرفض أو قول عبارة “لا” في بعض الأوقات. لهذا يجدر بك تعلم الأوضاع التي تستلزم الرفض وقول كلمة “لا” للقيام ببعض الأنشطة والأعمال الغير مهمة والغير ضرورية والتي لن تؤثر.

مثال نمودج:

فرضا  أنك كنت تعمل من منزلك ولديك عمل ضرورية تقوم به طول اليوم. فجأة يأتيك اتصال من عند شخص من العائلة يطلب زيارتك في بيتك ولغرض غير ضروري يمكن تأجيله لوقت آخر. في هذه الحالة اطلب منه أن يؤجل زيارته لوقت اخر تحدده أنت لأنك مشغول بموضوع يهم العمل ولا تستطيع التفرغ لهذه الزيارة. هذا رفض لائق وفي إطار تنظيم وإدارة الوقت وليس عدم لباقة في الواقع!!

تعتبر عبارة “لا” إنهاء لمجموعة من الأمور التي ستسبب لك إزعاجا كبيرا طول اليوم وبدون فائدة ويستحسن تعلم الرد بهذه الكلمة.

وفي حالة كان لديك موظفين في المكتب قم بتكليفهم بالمهام وتفويضها للقيام بها. ولا تقم بجميع الأعمال بنفسك. قم بتقسيم المهام وكلف كل شخص بعمل معين وخفف الضغط عليك ووظف أشخاص مثاليين لعملك و مهنيين محترفين.